Warum Klassifizierung von E-Mails und Dokumenten?
Der Verlust von sensitiven Daten ist der Albtraum jeder Organisation, ganz egal, ob es sich um den Verlust von IP an Konkurrenten, die Offenlegung von Personenbezogenen Daten (PII) oder den Diebstahl von Kundendatenbanken durch ausscheidende Mitarbeiter handelt. Eines ist jedoch schon seit vielen Jahren unumstritten: wenn Daten durch Ihre Leute verlorengehen, geschieht dies in den meisten Fällen aus Versehen und nicht durch böswillige Absicht. Wenn Sie also Ihre Leute dazu bringen könnten, als erstes an den Schutz von Daten zu denken, wäre der Großteil des Problems gelöst. Und genau dies ist der Grund für die Klassifizierung von E-Mails und Dokumenten: alle Mitarbeiter werden sich der Schutzwürdigkeit der Daten in dem Moment bewusst, in dem sie ein Dokument schaffen oder eine E-Mail senden.
Zur Erleichterung
Wenn Sie für die Klassifizierung nicht nur ein paar wenige, vielbeschäftigte IT-Datenschutzbeauftragte verantwortlich machen, sondern E-Mail-Klassifizierung von allen Mitarbeitern erwarten, würden diese die Informationen jedesmal klassifizieren, wenn sie eine Datei schaffen oder eine E-Mail versenden. Dies würde den Vorgang nicht nur unendlich einfacher und schneller machen, sondern gleichzeitig ein starkes Datenschutzbewusstsein fördern. Außerdem ist es sehr viel billiger. DLP-Lösungen (Data Loss Prevention) beinhalten, dass die IT-Abteilung nicht nur jedes Dokument klassifizieren , sondern diese Klassifizierung außerdem während des gesamten Lebenszyklus der Dokumente auf dem neuesten Stand halten muss. Abgesehen von den hohen Kosten für den Kauf derartiger Lösungen, können nur wenige Organisationen die anhaltende Belastung für ihre knappen IT-Personalressourcen tragen. E-Mail-Klassifizierungslösungen und deren Implementierung kosten einen Bruchteil der DLP-Lösungskosten und verbessern die Leistung anderer IT-Sicherheitslösungen, indem sie den Datenschutzgrad des weitergeleiteten, bearbeiteten oder überprüften Inhalts hervorheben.
Zur Vereinfachung
Die Klassifizierung von Dokumenten und E-Mails ist eine einfache, effiziente und kosteneffektive Methode zur Eliminierung der meisten Datenverlustrisiken. Ein Klassifizierungssystem:
- Betont Bedeutung und Kontext Ihrer Daten
- Betont die Relevanz des Datenschutzes
- Stärkt das Datenschutzbewusstsein und fördert eine unternehmensweite Sicherheitskultur
- Verteilt die Verantwortung und macht es somit für alle leichter
- Sorgt dafür, dass keine Ausnahmen gemacht werden
- Verbessert die Leistung vorhandener Sicherheitssysteme
- Löst 80% des Problems zu einem Bruchteil der Kosten anderer Lösungen.
Zur Beschleunigung
Die Klassifizierung ist einfach und schnell. Die Nutzer werden aufgefordert, geschaffene Dokumente oder E-Mails mit einer Schutzkennzeichnung zu versehen, wobei die zur Verfügung stehenden Optionen den Erfordernissen Ihrer Organisation angepasst werden. Hierbei kann es sich um einfache Optionen wie Persönlich, Öffentlich oder Vertraulich handeln. Sie können langsam anfangen, so dass sich alle an das neue System gewöhnen können, und können dann, wenn alle mit dem Prozess vertraut sind, Ihre Optionen verfeinern.
Zur einfachen Implementierung
Da die meisten Daten durch E-Mails verloren gehen, schlagen wir eine schrittweise Einführung vor, um diese für Ihre Mitarbeiter schnell und einfach zu machen. Außerdem schlagen wir vor, zunächst den Hintergrund zu erklären, damit sie wissen, dass versehentlicher Datenverlust das größere Problem ist und dass sie selbst für die Lösung ausschlaggebend sind:
- Klassifizieren Sie zuerst E-Mails, so dass Sie den Hauptausgabepunkt unter Kontrolle haben
- Klassifizieren Sie als nächstes Dokumente (sowohl strukturierte als auch unstrukturierte)
- Fügen Sie automatisierte Hilfsmittel zur schnelleren Klassifizierung hinzu.
Auswahl Ihrer Anwendung
Das Janusseal Portfolio enthält Plugins für die meisten beliebten Microsoft-Anwendungen, Sie können also die für Ihre Umgebung und Nutzer benötigten Plugins leicht und kosteneffektiv einführen:
Janusseal for Outlook
Sorgt dafür, dass alle Ihre von Outlook versandten E-Mails, Meetinganfragen, Aufgaben und Korrespondenz mit Schutzkennzeichnungen versehen sind.
Janusseal APP FOR Outlook
Sorgt dafür, dass alle Ihre von Webbrowsern versandten E-Mails ebenfalls mit Schutzkennzeichnungen versehen sind (Internet Explorer® , Mozilla Firefox® , Google Chrome® & Apple Safari®)
Janusseal DokumentS
Versieht alle Ihre Microsoft Word®, Excel® and PowerPoint® Dokumente mit Schutzkennzeichnungen.
